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英文工作郵件小貼士
導(dǎo)讀：曾有讀者給我們留言，詢問(wèn)用英文寫工作郵件的相關(guān)問(wèn)題。今天從我們的書(shū)里摘錄幾點(diǎn)小貼士作為回應(yīng)，希望對(duì)大家也能有所幫助。工作郵件小貼士在書(shū)寫正式郵件或工作電子郵件時(shí)，首先應(yīng)清楚內(nèi)容應(yīng)該簡(jiǎn)潔明了。遵守正式電子郵件的寫作規(guī)則，能避免在電子郵件這類交際方式中常出現(xiàn)的一些問(wèn)題，從而達(dá)到有效溝通的目的。 稱呼語(yǔ)（
本文由沈陽(yáng)英孚英語(yǔ)培訓(xùn)中心整理發(fā)布，歡迎聯(lián)系預(yù)約試聽(tīng)
曾有讀者給我們留言，詢問(wèn)用英文寫工作郵件的相關(guān)問(wèn)題。今天從我們的書(shū)里摘錄幾點(diǎn)小貼士作為回應(yīng)，希望對(duì)大家也能有所幫助。
工作郵件小貼士
在書(shū)寫正式郵件或工作電子郵件時(shí)，首先應(yīng)清楚內(nèi)容應(yīng)該簡(jiǎn)潔明了。遵守正式電子郵件的寫作規(guī)則，能避免在電子郵件這類交際方式中常出現(xiàn)的一些問(wèn)題，從而達(dá)到有效溝通的目的。
稱呼語(yǔ)（Salutations）
一般來(lái)說(shuō)，在電子郵件的開(kāi)頭最好先問(wèn)候一下對(duì)方，而不是開(kāi)門見(jiàn)山地直入主題。就像日常生活中見(jiàn)面后互致問(wèn)候一樣，郵件開(kāi)頭的問(wèn)候語(yǔ)（greetings）可以表示：友好和善意；對(duì)對(duì)方的尊重。 但是，如果就某一主題要跟同事寫一系列的簡(jiǎn)短電子郵件，一般只需在第一封電子郵件里客套一下，在之后的郵件里就可以直接討論，不用再寫稱呼語(yǔ)了。 問(wèn)候的方式因人而異，沒(méi)有一定的規(guī)則可循。一般來(lái)講，在給一般同事或者不太熟悉的人寫郵件時(shí)，可以直接以“Hello”開(kāi)頭，或者使用Hello+名字，如“Hello James”。如果是熟人，還可以用更加隨意的稱呼語(yǔ)，如“Hi”或者Hi+名字，如“Hi James”。
在另外一些情況下最好使用較正式的稱呼語(yǔ)，以體現(xiàn)對(duì)對(duì)方的尊重，尤其是當(dāng)對(duì)方比你年長(zhǎng)，職位、頭銜比你高，或者對(duì)方的國(guó)家或文化更強(qiáng)調(diào)禮節(jié)時(shí)。如果你不知道該如何稱呼對(duì)方，對(duì)方是男士可以用Dear Mr +名字，如“Dear Mr Sanchez”；對(duì)方是女士可以用Dear Ms + 名字，如“Dear Ms Sanchez”。
一般來(lái)說(shuō)，假如對(duì)方在電子郵件中只使用了自己的名（first name），你便可以省略姓而直接稱呼對(duì)方的名。
使用比較正式的稱呼語(yǔ)時(shí)，稱謂必須準(zhǔn)確。除了Dear Mr +名字或者Dear Ms +名字這種最普遍的稱謂之外，如果對(duì)方是博士，就應(yīng)該在稱呼語(yǔ)中提到這一點(diǎn)，如“Dear Doctor Sanchez”。
主題欄（Subject lines）
充分利用郵件的主題欄，來(lái)節(jié)省對(duì)方閱讀郵件的時(shí)間。主題欄可以給寫信人提供向?qū)Ψ秸f(shuō)明郵件目的的機(jī)會(huì)，使讀者在還沒(méi)有打開(kāi)郵件之前就能知道該郵件的來(lái)意。
如果要給一家公司寫信咨詢?cè)摴舅a(chǎn)的一款產(chǎn)品的信息，那么在主題欄就應(yīng)寫明產(chǎn)品名稱，并告知對(duì)方你需要該款產(chǎn)品的信息。例如：Subject: Balance bike (ref: N765) info required主題：請(qǐng)?zhí)峁┢胶廛嚕óa(chǎn)品編號(hào)：N765）的資料
在主題欄應(yīng)該精練地說(shuō)明郵件的重要信息。閱讀下面這幾條主題，看看它們?nèi)绾魏?jiǎn)潔地概括了郵件的主要內(nèi)容：Subject: Meeting Room changed to mr5Subject: Lunch (Fri 9 Oct) cancelledSubject: REQ: Jan's sales figuresSubject: Reminder: 5-year plan due
內(nèi)容和長(zhǎng)度（Content & length）
在開(kāi)始寫郵件正文時(shí)，先考慮以下兩個(gè)問(wèn)題：寫這封郵件的目的是什么？想讓對(duì)方讀完郵件后做些什么？ 要知道大多數(shù)人每天在工作中都會(huì)收到許多封電子郵件，一封一封讀完需要花很長(zhǎng)時(shí)間。正因如此，寫得很長(zhǎng)的郵件是不受歡迎的！寫郵件時(shí)，應(yīng)直抒胸臆，內(nèi)容清晰?？梢詮囊韵聨讉€(gè)方面入手：
- 寫好開(kāi)頭：最好用簡(jiǎn)短的語(yǔ)言點(diǎn)明主題；
- 利用段落：將正文分段，每段不宜寫得太長(zhǎng)，并且只包含一個(gè)要點(diǎn)，以方便讀者快速理解；
- 在較長(zhǎng)段落中，要注意不遺漏重要信息；
- 利用標(biāo)題：如果郵件中包含幾個(gè)方面的主題，可以考慮在正文中給每個(gè)部分?jǐn)M貼切的標(biāo)題；
- 利用序號(hào)：如果郵件中含有幾個(gè)要點(diǎn)，則可以用序號(hào)將這些要點(diǎn)標(biāo)識(shí)出來(lái)，這樣對(duì)方在回復(fù)時(shí)也能更有針對(duì)性；
- 段落之間空一行；
- 使用短句：盡量使每句話最長(zhǎng)不超過(guò)20個(gè)單詞，這樣既好讀又易懂；
- 最后，如果可以的話，盡量將郵件正文安排在同一頁(yè)面上，這樣讀者不用翻頁(yè)或者下拉就可以讀完整封郵件。
讀下面這封郵件，思考下列問(wèn)題：作者組織和呈現(xiàn)內(nèi)容的方式是否清晰？作者在寫郵件時(shí)是否考慮到讀者的需求？
Subject: conference dinner
From: "Hill, Lucy" <Lucy.Hill@bigbook.com.uk>
To: "Ollie Walsh"
Hi Ollie
Thanks again for offering to help out with the arrangements for the conference dinner. I do appreciate it. I met with David yesterday to finalize details and here's what we decided: The venue (Carmichael Hall) is booked for Dec 18th, 7:00 - 12:00. Your contact there is Julia Winters on 01354 638976. Invitations should go out to all conference delegates the week starting November 3rd. The invitations are currently with the printers, btw, and when they are returned to us (this Friday) will need checking against the original delegate list which I'll get Sujata to send to you. Hallidays, the caterers, will need to know final numbers by Dec. 10th, latest. Please call them to let them know. Last of all, please could you liaise with Sujata over the timing of the speeches and let the relevant people know when their slot is.
Many thanks,
Lucy
同樣的郵件，如果作者能夠站在讀者的角度，對(duì)郵件進(jìn)行如下調(diào)整，那么表達(dá)效果會(huì)大不一樣：
- 把一大段話按照內(nèi)容分為幾個(gè)小段；
- 給每一小段寫一個(gè)標(biāo)題；
- 在段落間空行。
修改后的郵件如下：
Subject: conference dinner
From: “Hill, Lucy” <Lucy.Hill@bigbooks.co.uk>
To: “Ollie Walsh”
Hi Ollie
Thanks again for offering to help out with the arrangements for the conference dinner. I do appreciate it. I met with David yesterday to finalize details and here's what we decided:
Venue
The venue (Carmichael Hall) is booked for Dec 18th, 7:00 – 12:00. Your contact there is Julia Winters on 01354 638976.
Invitations
The invitations are currently with the printers. When they are returned to us (this Friday) they will need checking against the original delegate list which I'll get Sujata to send to you. Invitations should go out to all conference delegates the week starting November 3rd.
The caterers
Hallidays, the caterers, will need to know final numbers by Dec. 10th. Please call them to let them know.
Speeches
Last of all, please could you liaise with Sujata over the timing of the speeches and let the relevant people know when their slot is.
Many thanks,
Lucy
縮略詞（Abbreviations）
縮寫形式如I'm，he's，can't等一般認(rèn)為可以在正式的工作郵件中使用，但不能用在書(shū)面信函里。
另有一些縮略形式，例如用字母“U”代表“you”，“plz”代表“please”，以及“tx”代表“thanks”等，雖然可以在個(gè)人電子郵件中使用，帶不適合出現(xiàn)在正式或工作郵件中。 同樣，表情符號(hào)或圖標(biāo)，也不應(yīng)出現(xiàn)在正式或工作郵件里。
收尾（Ending a formal email）
在寫完電子郵件正文后，一般不直接以“Yours...”收尾，而要先另起一行寫一兩句過(guò)渡語(yǔ)。
過(guò)渡語(yǔ)寫什么取決于寫郵件的目的。下面列舉了一些常用過(guò)渡語(yǔ)：I hope to hear from you soon.I look forward to hearing from you soon.I look forward to your response.Many thanks for your time.Thanks again for this.Many thanks in advance.Thank you for taking the time to answer my questions.I hope this helps.Please do get in touch if you have any more queries.Please do not hesitate if you have any questions.Do let me know what you think. 像郵件開(kāi)頭時(shí)要寫問(wèn)候語(yǔ)一樣，結(jié)尾時(shí)也應(yīng)寫結(jié)束語(yǔ)。但并不是人人都這樣做，有人在結(jié)尾處只是署名。沒(méi)有結(jié)束語(yǔ)而草草收尾，會(huì)使郵件看起來(lái)不夠禮貌。尤其是在表達(dá)不同看法或者指出對(duì)方存在問(wèn)題的郵件中，不寫結(jié)束語(yǔ)會(huì)顯得不夠客氣。 雖然在正式的或工作電子郵件中，有一些常用結(jié)束語(yǔ)，但是關(guān)于結(jié)束語(yǔ)的使用并沒(méi)有固定的規(guī)則。下面是一些常用結(jié)束語(yǔ)：Many thanksThank youThanks againBest regards
Kind regardsWith kind regardsBest wishesWith best wishes
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